Communicatie over emballagesaldo’s en transactieverschillen: makkelijk met PackControl
Meermalige emballage – fust – de ene keer krijg je te weinig binnen, de andere keer meer dan je had verwacht. Soms heb je gebroken pallets, de andere keer beschadigde kratten. De afhandeling hiervan blijkt vaak veel gedoe, net als een correcte statiegeldberekening. Tot nu toe, want PackControl biedt je een eenvoudige oplossing voor dit probleem.
In PackControl hebben we slimme software-developers samengebracht met jarenlange ervaring in de logistiek. We zijn uitgegaan van de dagelijkse problemen waar je als emballageverantwoordelijke tegenaan loopt en hebben de input van onze gebruikers gebruikt om de PackControl Ticketing Module vorm te geven. Via deze module hou je contact met je wederpartijen om saldo’s af te stemmen en verschillen of schade snel en makkelijk op te lossen.
Je communiceert met je klant, leverancier of vervoerder direct vanuit je emballageregistratie. Afhandeling van claims gaat snel en je hebt veel overzicht.
Met de PackControl Ticketing Module heb je alle communicatie met je wederpartijen – klanten, leveranciers en vervoerders – stevig in de hand. Je maakt eenvoudig een unieke ticket aan, die wordt geregistreerd onder het account waarbij het hoort. Communicatie – altijd met de juiste persoon binnen de organisatie – wordt hiermee sneller en makkelijker.
De PackControl Ticketing Module is ontworpen voor en met de mensen uit de sector. De Ticket Stages, waarmee je aangeeft in welke processtap de ticket zich bevindt, kun je zelf definiëren op basis van de gebruikelijke werkwijze of workflows binnen je bedrijf.
In elk account kun je instellen wie de verantwoordelijke persoon is bij je wederpartij. Zijn er meerdere contactpersonen, zoals bijvoorbeeld een magazijnmedewerker en de financieel directeur? Dan kun je ze beide opnemen, zodat je bericht altijd bij de juiste persoon terechtkomt.
Per relatie kun je ook instellen wie verantwoordelijk is. Dus is niet de leverancier, maar de vervoerder verantwoordelijk voor de meermalige emballage? Dan stel je dat eenmalig in. Is het nodig om een claim in te dienen voor beschadigde of zoekgeraakte emballage-items, dan gaat die automatisch naar de juiste partij.
Afwijkingen stel je vast in een emballagetransactie die je – al dan niet automatisch - registreert in je emballageadministratie. Al bij de ontvangst kan de magazijnmedewerker aangeven of de aantallen kloppen en of er beschadigde of missende items zijn en PackControl vergelijkt automatisch of de verwachte hoeveelheid klopt met wat er werkelijk binnenkomt. Zo heb je altijd de juiste informatie in je systeem.
Binnen de geregistreerde transactie maak je eenvoudig een ticket aan. De gegevens uit de transactie worden automatisch opgenomen in de ticket. Jij geeft aan wat er mis is of aangepast moet worden en voegt eventueel relevante documenten toe. Met een druk op de knop stuur je het bericht vanuit PackControl naar de juiste persoon bij je klant, leverancier of vervoerder.
De wederpartij krijgt een melding en kan inloggen op de PackControl Ticket Module, om direct in de software te reageren op de claim. Je hebt elke partij eerder al inloggegevens voor je portaal gestuurd vanuit de PackControl-software. De wederpartij hoeft geen eigen (betaald) PackControl-abonnement te hebben om in het portaal in te loggen en ziet alleen die gegevens die voor die partij relevant zijn.
De wederpartij ziet direct over welke transactie deze claim gaat. Dat betekent: snel nazoeken en makkelijk afstemmen, zonder eindeloze discussies. Is de wederpartij het eens met de melding of voorgestelde oplossing, dan is een simpele klik op ‘confirm’ voldoende om de claim af te handelen. De andere partij kan ook binnen de module een bericht sturen. Alle berichten kun je altijd terugvinden onder het betreffende account.
In dit overzichtelijke systeem heeft zowel de verzender als de ontvanger van de ticket altijd duidelijk inzicht in de openstaande tickets en waar nog actie nodig is. Tickets worden niet meer over het hoofd gezien of vergeten. Reageert een wederpartij niet, dan kun je eenvoudig een herinnering sturen en ook communicatie onderling wordt via deze module overzichtelijk bij elkaar opgeslagen. Nazoeken is makkelijk en je kunt bovendien goed zien bij welke wederpartij het vaker misgaat. Zo kun je op tijd maatregelen nemen of je voorwaarden bijstellen.
In je tickets-dashboard zie je overzichtelijk welke tickets nog openstaan, welke zijn afgewezen of gesloten, waar aandacht nodig is en welke claims zijn opgelost. De oplossing wordt direct in je emballageadministratie opgenomen, waarmee je saldo weer klopt.
De voordelen van de PackControl Ticket Module zijn groot:
Het snel oplossen van claims rond emballagetransacties is niet het enige voordeel van de emballagesoftware van PackControl. Wil jij ook in minder tijd je emballageregistratie compleet hebben, altijd automatisch de juiste saldo’s en kosten in je systeem hebben en alle administratieve taken rond emballageregistratie, inclusief ritmanagement, in één makkelijk te begrijpen systeem bij elkaar brengen? Dan is PackControl de oplossing.
Neem gerust contact met ons op voor een gratis vrijblijvende demo, of ontdek alle voordelen op onze website.