Emballageregistratie makkelijker maken? Dat kan in 4 stappen
Registratie van herbruikbare emballage: het is moeilijk om het makkelijk te houden. Met gegevens in meerdere systemen en spreadsheets (én veel informatie in je hoofd!) blijkt inzicht en overzicht vaak vooral een kwestie van ‘goed zoeken’. Toch hoef je maar een paar stappen te zetten om je emballageregistratie echt makkelijker te maken.
Waarom voer je eigenlijk een emballageadministratie? Vooral omdat jij, je collega’s en je directeur inzicht willen in (een van) de volgende gegevens:
Omdat je ERP-systeem of WMS vaak niet alle informatie kan verwerken, raken gegevens al snel verspreid over het hele bedrijf en versnipperd in kleine, onoverzichtelijke stukjes. Dat werkt giswerk in de hand. Want hoeveel van welk item is er nu nog in huis? Wanneer is of wordt wat verstuurd en wie is er dan verantwoordelijk voor het transport? En worden de juiste bedragen afgerekend met poolingbedrijven en wederpartijen?
Al die informatie is te stroomlijnen en wordt daarmee beter inzichtelijk. De emballage-administratie is completer, sneller klaar en je hoeft minder geld uit te geven aan herbruikbare emballage. Via de onderstaande stappen maak je een goed begin met je complete emballageregistratiesysteem.
Emballagebeheer ontwikkelt zich vaak stap voor stap. Met de groei van het bedrijf worden de gegevens bijgehouden in steeds meer losse spreadsheets, documenten en systemen. Het heeft daarom zin om regelmatig te evalueren welke gegevens je echt nodig hebt en waar je die vastlegt.
Elke afdeling heeft een eigen informatiebehoefte en maakt daarvoor vaak gebruik van verschillende systemen. Ga eens met elkaar aan tafel. Samen maak je een inventarisatie en kijk je kritisch naar het hoe en waarom van de dataverwerking rondom herbruikbare emballage. Daarmee voorkom je onnodig of dubbel werk en kun je de gewenste cijfers beter inzichtelijk maken.
Bij het inventariseren van je emballage-administratie zul je er in veel gevallen achter komen dat op meerdere plekken dezelfde informatie wordt bijgehouden. Data wordt door verschillende afdelingen gebruikt, telkens met een ander doel.
Als gegevens op zulke plekken steeds handmatig worden overgenomen, neemt de kans op (menselijke) fouten toe. Met de juiste software kun je de informatie uit spreadsheets, ERP, WMS, CRM en bijvoorbeeld overzichten van poolingbedrijven nu automatisch uitwisselen en verwerken. Dat scheelt tijd en vermindert de foutkans.
Emballagestromen tussen je bedrijf, leveranciers en klanten verlopen vaak volgens een vast stramien. Toch verschilt het vaak per wederpartij, afhankelijk van afspraken die je maakt met klanten, leveranciers, poolingbedrijven en vervoerders. Wie is er verantwoordelijk voor wat en op welk moment? Wie draagt welke kosten? Hoe, wanneer en met wie verreken je statiegeld?
Als je alle databronnen en informatiebehoeften scherp hebt, kun je je systeem gaan bouwen. Met PackControl automatiseer je de hele emballageadministratie.
Je hebt uitzonderingen en afspraken voor specifieke items, locaties, bedragen, vervoerders, afnemers en wat je verder nog maar kunt verzinnen. Dat levert al snel zoekwerk op. Niet alleen op de afdeling expeditie, maar ook in productie of bij de facturatie. Want hoe zat het ook alweer en waar vind je de gemaakte afspraken?
Met het juiste systeem zorg je dat afspraken niet alleen worden vastgelegd, maar ook automatisch worden toegepast op bijvoorbeeld pakbonnen en facturen. Je bent dan bovendien niet meer afhankelijk van het brein van die ene persoon die weet wat er precies is afgesproken.
Een foutje is menselijk, is de uitdrukking. Niets mis mee, om menselijk te zijn, maar in je emballage-administratie wil je liefst zo min mogelijk fouten. Zeker waar grote hoeveelheden herbruikbare emballage rouleren, kan een klein foutje grote (financiële) gevolgen hebben.
Een gebrek aan dagelijks inzicht in herbruikbare emballage kan hoge kosten met zich meebrengen en zelfs diefstal of fraude in de hand werken. De huidige stand van de automatisering maakt het mogelijk om overzichten van poolingbedrijven volledig automatisch in te laden en af te stemmen met je eigen administratie en werkelijke voorraden.
Koppelingen met ERP, WMS en financiële pakketten zorgen ervoor dat alle stakeholders op tijd de juiste informatie kunnen benaderen en altijd op de hoogte zijn van de laatste stand van zaken.
‘In het echt’ gaan de dingen natuurlijk altijd net even anders dan je ERP- of WMS-software aankan. Moet je leverings- en vervoersafspraken dan maar standaardiseren om ze makkelijk te kunnen verwerken? Dat is natuurlijk de omgekeerde wereld.
Het is prima om zoveel mogelijk volgens vaste standaards en procedures te werken. Maar ondernemen is mensenwerk met speciale afspraken kun je soms beter concurreren. Door elke afspraak en uitzondering te automatiseren, maak je het makkelijker voor je wederpartij, jezelf én je collega’s.
Je ontvangt saldo-overzichten van poolingbedrijven, ontvangstbewijzen van klanten en leveranciers, statiegeld-verrekening tussen partijen en andere gegevens van wederpartijen. Zeker als je veel verschillende emballage-items gebruikt en registreert, kan dat de administratie ingewikkeld maken.
Elke set data is anders gestructureerd, soms mis je gegevens en vaak wil je (deel)overzichten kunnen terugzoeken op specifieke stromen, items, waarden of wederpartijen. Door gegevens zo te importeren dat ze worden gelijkgetrokken, krijg je één systeem waarin alle gegevens over je herbruikbare emballage bij elkaar staan.
Met de PackControl emballage-registratiesoftware automatiseer je je complete emballage-administratie van A tot Z, zoals jij dat wilt. Gegevens uit verschillende bronnen en systemen kun je voortaan automatisch verwerken.
Elke afspraak met wederpartijen stel je eenvoudig zelf in, waarna PackControl deze voortaan foutloos toepast op alle relevante transfers en orders.
Het beheer van meermalige emballage wordt daarmee makkelijker, sneller en foutloos.
Meer weten? Bekijk onze website, of vraag vandaag nog een gratis demo aan.