Emballageregistratie: goed taakbeheer voorkomt fouten | PackControl
Ook als je de emballageregistratie automatiseert blijft er mensenwerk over. Voor bijvoorbeeld het tellen, controleren en accorderen van transacties zijn ogen, handen en verstand nodig van jou en je collega's. Maar hoe meer mensen in hetzelfde systeem werken, hoe groter de foutkans. Hoe kun je samen in één emballageregistratiesysteem werken zonder fouten te maken? Simpel: door een goede taakverdeling die het werk overzichtelijk maakt. PackControl maakt het je makkelijk.
Net als je denkt dat je de hele emballageregistratie op orde hebt, gaat er iets fout. Dat gaat niet opzettelijk, maar het gebeurt toch. Bijvoorbeeld doordat je collega een hele lijst getelde kratten in de verkeerde kolom invoert. Of door iemand die, op zoek naar informatie, per ongeluk de gegevens uit je spreadsheet 'knipt'. Een behulpzame collega die gegevens invoert die jij nog moest controleren (zie het maar weer te vinden), of een nieuwe medewerker die gewend is om de emballageadministratie net een beetje anders te doen. En wat te denken van de persoon die jou zou vervangen in de vakantie, maar die het toch niet zo goed bleek te snappen? Of de afdeling Finance die aanpassingen maakt omdat het boekhoudsysteem andere informatie gaf?
Het zijn zomaar wat voorbeelden uit de dagelijkse praktijk van de emballagebeheerder. Ze laten zien hoe makkelijk je emballagebeheersysteem in de war raakt.
Je kunt zelf veel doen om je emballageregistratie zo in te richten dat er weinig meer fout kan gaan. De onderstaande maatregelen maken een groot verschil:
Hoe je dat allemaal voor elkaar krijgt? Met de emballagesoftware van PackControl, het meest uitgebreide softwaresysteem om je emballageregistratie te automatiseren. Daarmee zorg je dat iedereen de toegewezen taken snel en foutloos kan uitvoeren. In PackControl kun je medewerkers, groepen of afdelingen makkelijk autoriseren voor bepaalde bewerkingen bij inname, uitgifte of interne verplaatsingen van emballage-items. Zelfs de klanten die via het Counterpart Portal toegang hebben tot hun gegevens, kun je aangepaste rechten toekennen.
In een grote organisatie, waar veel emballage rondgaat, is een duidelijke taakverdeling belangrijk. Want hoe groter de organisatie, hoe meer mensen met verschillende taken. En die worden snel verwarrend als je onbeperkt gegevens kunt aanpassen in een ingewikkelde spreadsheetcollectie. Je wilt dus voorkomen dat iedereen in hetzelfde Excel-document wijzigingen kan aanbrengen.
Zowel voor grote als kleine bedrijven is het zinvol om autorisaties toe te wijzen aan gebruikers. Er ontstaan zo minder fouten.
In PackControl stel je gemakkelijk in wie welke gegevens kan inzien, aanpassen of zelfs verwijderen. Elke medewerker ziet alleen die transacties waarin hij of zij een taak te vervullen heeft en kan alleen de eigen taken uitvoeren. Dat kun je instellen voor individuele medewerkers, maar ook voor een groep mensen of een hele afdeling. En de autorisaties kunnen worden ingesteld voor ontvangst van emballage, maar ook voor uitgifte en interne verplaatsingen.
Zo heb je precies in de hand wie wat doet en wanneer dat gebeurt. Ook het plannen van het werk wordt makkelijker, omdat je kunt aangeven wanneer de volgende inkomende zending wordt verwacht of wanneer een uitgifte gepland staat voor verzending.
Zelfs als er maar één persoon verantwoordelijk is voor de emballageregistratie kun je voordeel halen uit het goed inrichten van taken en verantwoordelijkheden. Als emballage-verantwoordelijke heb jij standaard alle rechten voor het invoeren, aanpassen en zelfs verwijderen van transacties. En wat anderen kunnen aanpassen of bekijken kun je heel precies instellen.
Een voorbeeld is de controle-tool die we in PackControl hebben ingebouwd voor controle op inkomende aantallen emballage. Hiermee kan de collega die telt of ontvangen zendingen compleet zijn zelf, direct bij ontvangst, de cijfers invullen. Het scherm spreekt voor zich, dus er kan niets mis gaan. Komt het ingevulde aantal niet overeen met de verwachte hoeveelheid emballage-items, dan moet er opnieuw worden geteld. Dat werkt sneller en foutlozer dan wanneer dezelfde medewerker aan het eind van de dag een handgeschreven briefje op je bureau legt met aantallen die jij vervolgens moet invullen en controleren in je spreadsheet.
Medewerkers op andere afdelingen (b.v. planning, inkoop, verkoop, finance) krijgen allemaal hun eigen taken of rechten toegewezen. Zo kan niemand meer ongevraagd wijzigingen in je emballageregistratiesysteem aanbrengen. Zorg bijvoorbeeld dat collega's van de afdeling financiën gegevens kunnen bekijken in het systeem, zonder dat ze aanpassingen kunnen maken. Of dat medewerkers alleen toegewezen gegevens kunnen invoeren of aanpassen.
Zelfs je klanten kun je toegang geven tot alleen die cijfers die ze nodig hebben om saldo's af te stemmen of te accorderen. Zo is het werk sneller gedaan en hou je je emballageregistratiesysteem altijd foutloos.
Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van PackControl? Lees hoe je al je emballageregistratie-processen kunt automatiseren en optimaliseren. Op onze website vind je nog veel meer voordelen van het werken met PackControl.