Emballageregistratie: vier keer zo snel klaar door slim automatiseren
Als Logistiek Planner bij hortensiakweker Sjaak van Schie B.V. maakte Marcel Vreugdenhil tot een jaar geleden soms werkweken van 60 tot 70 uur. “Ik was voorheen wel eens een maand achter met de emballageadministratie,” zegt hij, “maar in deze seizoensgebonden branche kun je niet ‘even’ iemand aannemen en inwerken, want die is dan in de rustige tijd weer overbodig.” De oplossing vond hij in de emballageregistratie-software van PackControl.
Europees marktleider Sjaak van Schie B.V. teelt een hoogwaardige kwaliteit Hydrangeas, bij veel mensen beter bekend als hortensia’s. Met vestigingen in Nederland en Portugal is het familiebedrijf goed voor in totaal zo’n 70 hectare van deze potplant, die het levert in diverse opkweekstadia, van stek tot eindproduct. Steeds vaker vind je daarbij ook exclusieve Hydrangea-soorten. De emballageadministratie draait vooral om CC’s (Deense containers) en de bijbehorende platen.
In totaal werken er rond de 130 vaste medewerkers voor het bedrijf. Een van hen is Marcel Vreugdenhil, die als Logistiek Planner onder andere verantwoordelijk is voor de administratieve verwerking van alle emballagetransacties. “Tot een jaar geleden deden we de emballageadministratie vooral in Excel. Het lastige is: het is foutgevoelig. Zelf ben ik erg nauwkeurig en ik besteedde er veel tijd aan. Maar dan nog was ik altijd afhankelijk van de formules in een Excel-werkblad. Ik had er niet altijd grip op. Bijvoorbeeld als een collega er ook in werkte, was het lastig te ontdekken waar fouten ontstaan.”
De kosten die met de emballage gemoeid zijn, kunnen aardig oplopen in een bedrijf van deze omvang. “En het gaat daarbij niet alleen om de huurkosten, maar vooral ook om verlieskosten, die al snel veel hoger zijn omdat de administratie zo moeilijk correct te houden is zonder automatisering.”
Emballageadministratie werd problematisch, vertelt Marcel: “Afhankelijk van de tijd van het jaar was ik er veel tijd aan kwijt. Teveel. In het hoogseizoen, van januari tot en met juni, gemiddeld toch wel 20 uur per week. En als je werkt in Excel heb je geen systeem dat je helpt als je vastloopt qua tijd.
“In plaats van 20 uur per week, is de emballageadministratie nu in een uurtje per dag klaar. Foutloos.”
“Ik was voorheen wel eens een maand achter met de emballageadministratie, want er is nog meer te doen. Dan kom je uit op werkweken van 60 à 70 uur en dat is gewoon niet goed. Dat ging niet meer. Conclusie: de meeste tijd was ik kwijt aan de emballageadministratie en daarmee konden we de snelste slag maken qua tijdbesparing.”
De overstap naar het emballageregistratiesysteem van PackControl bleek makkelijk. “Het is een systeem dat het werk overneemt en dat doet op een manier die voor ons werkt. Het is een goede oplossing. Ook in Portugal gaat het goed, want het spreekt allemaal voor zich. Gegevens worden ’s nachts ingelezen en automatisch verwerkt. Wat voorheen handmatig in Excel moest, daar hebben we nu weinig omkijken meer naar.”
“Het werken met PackControl scheelt echt heel veel tijd. Waar ik voorheen wel 20 uur per week bezig was met de emballageadministratie, ben ik nu in een uurtje per dag klaar”, vertelt Marcel. Een tijdbesparing van wel 75%. Waar komt dat door? Vooral de automatisering. “Het uploaden van bestanden voorkomt handmatig werk en is heel nauwkeurig. We importeren transacties uit meerdere ERP-systemen en ook die van Royal FloraHolland. We verwerken de transacties met behulp van automatische imports.
“De Responsibility Rules zijn voor ons ook heel belangrijk. Die regelen wie er verantwoordelijk is voor de emballage. Je kunt instellen onder welke condities een bepaalde transactie wordt gekoppeld aan een vervoerder of aan een klant. Dat stel je eenmalig in en de randvoorwaarden kun je zelf aangeven.” Regels en afspraken worden daarmee altijd correct toegepast en dat scheelt tijd en geld.
“De systemen waarmee we leverbonnen uitprinten zijn ook gekoppeld aan PackControl,” zegt Marcel, “en voor boekingen die we doen kunnen we documenten uploaden in PackControl. Het werkt gewoon heel mooi.”
Ondanks de tijdbesparing hoeft Marcel zich nog niet te vervelen. Op de vraag wat hij doet met de tijd die hij ‘overhoudt’ zegt hij lachend: “Ik had nog heel veel uren staan, want de afgelopen jaren had ik echt veel te veel gewerkt. Er moest thuis nog van alles opgeknapt worden, dus ik heb eindelijk wat vrije tijd op kunnen nemen. Nu het drukke seizoen er weer aankomt, is er de komende tijd evengoed nog meer dan genoeg te doen.”
PackControl is het complete emballageregistratiesysteem waarmee je je emballageadministratie automatiseert. Dat scheelt veel tijd en voorkomt fouten. Wil je weten wat je nog meer kunt met PackControl? Op onze website vind je veel informatie.
Meer weten over Sjaak van Schie B.V.? Neem een kijkje op hun website.
Foto: Marcel Vreugdenhil met Hydrangeas van Sjaak van Schie B.V. (eigen foto Sjaak van Schie B.V.)