Emballage tellen kan vaker, sneller en beter | PackControl
Grip op je emballagevoorraad is nodig voor kostenbeheersing, een goede planning en een correcte financiële boekhouding. Maar hoe groter de voorraden en hoe korter de omlooptijd, hoe moeilijker het is om vaak emballagetellingen uit te voeren. De PackControl Inventory Count helpt. Dit werkproces voor emballagetellingen kun je flexibel inrichten. Je bepaalt zelf de frequentie, taakverdeling en te tellen emballagetypes.
Het tellen van emballagevoorraden is niet altijd simpel. Tel je de zending die net is binnengekomen nu wel of niet mee? En wat te denken van orders die net worden opgehaald? Veel bedrijven beperken de emballagetellingen dan ook tot het minimum dat verplicht is voor de financiële administratie: eens of tweemaal per jaar.
Te weinig tellen heeft tot gevolg dat er soms enorme correctieboekingen moeten worden gemaakt, terwijl niet meer gecontroleerd kan worden waar de verschillen zijn ontstaan. Ook geeft het problemen bij de planning: omdat niet duidelijk is of er wel voldoende emballage op voorraad is, wordt er meer voorraad gehouden dan noodzakelijk. Dit leidt tot hoge kosten.
PackControl Inventory Count is onderdeel van de PackControl emballagesoftware. Met dit geautomatiseerde werkproces check je snel en methodisch of de werkelijke aantallen emballage in je magazijn nog overeenkomen met de aantallen in je administratieve systeem. Doordat dit is gekoppeld aan de waarde van individuele emballage-items, kun je de administratie ook in je financiële boekhouding makkelijk verwerken. Je hebt daarmee je herbruikbare emballage zowel op fysiek als financieel niveau stevig in de hand.
Omdat elk bedrijf anders werkt, hebben we de Inventory Count flexibel vormgegeven. Je kunt verantwoordelijkheden toewijzen aan verschillende medewerkers en zo het vier-ogen principe toepassen.
In een emballagetransactie (een transfer) creëert de PackControl software een Draft Inventory Count. De telling kan worden klaargezet voor een of meer specifieke items, maar ook voor alle verschillende emballagetypes. Opmerkingen of uitleg kan worden toegevoegd aan dit digitale formulier en de telling kan worden toegewezen aan een specifieke persoon.
Je kunt de PackControl Inventory Count flexibel inrichten. Zo voert elke werknemer alleen de toegewezen taak uit bij de telling van herbruikbare emballage.
De medewerker aan wie de telling is toegewezen, ziet in het Inventory Count Form precies welke herbruikbare emballage moet worden geteld. Valt er bij het tellen iets bijzonders op, dan kan de medewerker dit per emballagetype toevoegen als opmerking. Na het tellen ondertekent en bevestigt de medewerker de telling. De telling wordt vervolgens automatisch vergeleken met de gegevens uit de administratie in PackControl.
De medewerker die de telling uitvoert, vult in het digitale formulier de datum en het tijdstip in waarop de telling is uitgevoerd. Omdat je transacties in PackControl altijd up-to-date zijn, kan het systeem zo precies controleren of de tellingen kloppen met de verwachte aantallen.
Een collega controleert de verwerkte gegevens en checkt de verschillen. Kloppen de aantallen, dan hoeft de medewerker niets meer te doen. Zijn er afwijkingen, dan kan een hertelling worden gevraagd. De specifieke emballage-items worden dan opnieuw geteld, eventueel door een andere medewerker.
Blijken er, ook na hertelling, verschillen te zijn tussen de werkelijke en de geregistreerde voorraad, dan zet PackControl automatisch een correctieboeking klaar. De verantwoordelijke medewerker zet deze door in het systeem. Daar wordt een financiële boeking gemaakt om de waarde van de voorraad te corrigeren en worden aantallen weer correct weergegeven, zodat een nauwkeurige voorraadplanning mogelijk is.
Door de manier waarop het proces is ingericht, ben je flexibel in het toevoegen van extra controlestappen. Niet iedereen kan dan zomaar een correctieboeking maken. Als organisatie kun je bijvoorbeeld instellen dat een correctieboeking alleen door een aangewezen administrator kan worden geaccordeerd. Door toepassing van deze extra controlelaag, voorkom je fouten of fraude. En doordat elke stap wordt gelogd in het systeem, kun je altijd traceren wie de tellingen heeft uitgevoerd en de correctie heeft ingeboekt.
PackControl emballagesoftware geeft je grip op alle processen binnen je herbruikbare-emballageregistratie. Wil je ook volledig grip houden op je herbruikbare emballage? Ontdek hier alle voordelen van de PackControl emballageregistratiesoftware.