Herbruikbare ladingdragers laten zich maar lastig in een administratie vatten. Maar met het toenemend gebruik ervan en de enorme waarde die het vertegenwoordigt, moet een sluitende emballageregistratie eigenlijk een vast onderdeel zijn van de financiële administratie. Een goed doordacht systeem zorgt voor lagere emballagekosten en biedt belangrijke strategische én financiële kansen.
Emballageregistratie: er is geen tijd, je hebt geen mensen en geen systeem (daarover later meer). Het wordt door veel bedrijven nog altijd niet als volwaardig onderdeel van de financiële administratie gezien, terwijl een sluitende emballageregistratie kan zorgen voor een aanzienlijke verlaging van emballagekosten.
Omdat het steeds meer wordt gebruikt, is de waarde van de herbruikbare emballage die bij bedrijven rouleert inmiddels vaak vele malen hoger dan die van de erin vervoerde producten. Het is een (soms enorme) schijnbaar onbeheersbare kostenpost, die echter wel degelijk handzaam te maken is.
De waarde van herbruikbare emballage is soms vele malen hoger dan de verkochte producten. Een goed emballagebeheersysteem zorgt dat je de kosten in de hand houdt.
Bij het retour ontvangen van kratten, blijkt een flink aantal beschadigd. Je klant zegt ‘zo kreeg ik ze binnen’ en dient – een half jaar na ontvangst – een schadeclaim in, om te proberen zijn statiegeld toch retour te krijgen. Bij verkochte eindproducten zou zo'n late claim op zijn minst leiden tot opgetrokken wenkbrauwen op de financiële administratie. Bij emballage verzuchten we 'dat is nu eenmaal zo', omdat onze financiële systemen er niet op zijn ingericht.
Als saldo’s worden afgestemd, blijkt je wederpartij veel minder kratten in opslag te hebben dan je zou mogen verwachten op basis van de uitgevoerde transfers. Waar zijn die kratten gebleven? Zijn ze nooit geleverd? Is er meer retour gekomen dan op de bon stond? Of zijn ze gestolen?
Het transportbedrijf neemt CC-containers retour van allerlei klanten. Er komt een hele lading binnen, maar van wie komen ze precies? De bonnen die de chauffeur afgeeft, vermelden een ander aantal karren dan er in zijn wagen staan. Wat is er gebeurd? Met wie verreken je de kosten? En op wie verhaal je de schade?
Als zoiets af en toe zou gebeuren, dan was het nog wel te overzien. Maar als er duizenden kratten of trolleys per dag rouleren, lopen de kosten erg snel op. Daarbij komt nog, dat onzekerheden zorgen dat je vaak veel meer fust op voorraad neemt dan eigenlijk nodig zou moeten zijn. Een extra kostenpost bovenop de toch al hoge emballagekosten, die voorkomen had kunnen worden met een sluitende administratie en managementrapportages die goede sturing op waarden en aantallen mogelijk maken.
Registratie van herbruikbare emballage gebeurt nu nog vaak in losse excelletjes. Er is ook nog een map met pakbonnen en ergens heeft iemand nog een ordner of een bestandje waarin je de gemaakte afspraken terug kunt vinden. En omdat het geen prioriteit heeft, blijft de registratie vaak liggen tot iemand tijd heeft om de gegevens bij te werken. Al is dan niet meer te controleren op welke datum die stapel klapkratten is binnengekomen waarvan de helft beschadigd was.
De voorbeelden hierboven hadden allemaal voorkomen kunnen worden met een werkend systeem. En in minder tijd dan je nu kwijt bent.
Bij beschadiging is het belangrijk dat de ontvanger weet dat die dit binnen een gestelde termijn moet melden. Door te zorgen voor controle bij binnenkomst en directe melding van elk schadegeval, voorkom je langdurig getouwtrek om verantwoordelijkheden en de schuldvraag.
Als bij ontvangst en verzending nauwkeurig wordt geteld of de op de pakbon genoemde aantallen kloppen met de werkelijkheid, komen afwijkende saldo’s bijna niet meer voor. Juist door aantallen en saldo’s direct te registreren, is discussie over aantallen snel verleden tijd. Ook diefstal kan hiermee veel sneller worden vastgesteld. Want als je precies weet wat er moet staan, bemerk je ook sneller de verschillen.
Ook bij vervoer van – al dan niet gevulde – herbruikbare verpakkingen door een transporteur is het belangrijk om goed te registreren wie wat meegeeft. In een goed emballageregistratiesysteem kun je gemakkelijk en snel zendingen en retouren inplannen, aftekenen en saldo’s met bijvoorbeeld poolingbedrijven afstemmen. Wederpartijen weten wie wat heeft meegenomen, waar het nu staat en met wie er verrekening moet plaatsvinden.
In Excel en met losse bonnen bijhouden wat waar staat, wie verantwoordelijk is en met wie kosten moeten worden verrekend, is erg complex. Dat gaat snel fout, vooral wanneer de medewerker met deze taak afwezig is door vakantie, ziekte of een nieuwe baan.
Ook bijhouden in de bestaande zakelijke (TMS-, ERP- of CRM-) systemen blijkt al snel te ingewikkeld, omdat die systemen niet zijn ingericht op het verwerken van emballage-transfers. Ze gaan uit van in- en verkoop en wellicht huur, maar kunnen alle uitzonderingen en speciale afspraken niet verwerken, waardoor alsnog een map of bestand met instructies nodig is.
Echt complete registratie van emballage is nu mogelijk. In de nieuwe emballageregistratiesoftware van PackControl registreer je hoeveelheden en waarden van alle herbruikbare emballage. Je automatiseert daarbij gelijk de speciale afspraken met klanten, leveranciers, poolingbedrijven en transporteurs. Saldo’s worden automatisch afgestemd, statiegeld op de juiste manier verrekend en is er schade? Dan regel je snel de afhandeling ervan, want het doorgeven en afhandelen van schademeldingen kan ook in PackControl.
Wil je zelf zien hoe je met PackControl je emballageregistratie sneller en completer maakt? En hoe PackControl je helpt je emballagekosten te verlagen en écht duurzaam te ondernemen? Plan dan gelijk een afspraak met ons in voor een gratis en geheel vrijblijvende demo.