Een internationale maaltijdservice liep tegen de grenzen van zijn emballageregistratie aan. De kosten, vooral statiegeld, waren niet meer in de hand te houden en het emballagebeheer werd een enorme logistieke en financiële uitdaging. In dit verhaal lees je hoe zij dit oplosten.
Je kent ze wel: die handige maaltijdboxen met verse ingrediënten en recepten. Ze worden bij je thuis bezorgd zodat je zonder gedoe een heerlijke maaltijd op tafel zet. Klinkt makkelijk, maar achter zo'n service gaan enorme hoeveelheden herbruikbare emballage rond. Bedenk je alleen maar eens hoeveel kratten, pallets en dolly's er nodig zijn om alle ingrediënten van de kweker of fabrikant naar de maaltijdleverancier te vervoeren. Het beheer daarvan is een logistieke uitdaging, die kan veranderen in een nachtmerrie als je geen controle houdt. Deze internationaal opererende maaltijdbezorger liep tegen de grenzen van zijn emballageregistratie aan en vond de oplossing in PackControl.
Met dagelijks duizenden bestellingen heeft MealService* enorme hoeveelheden herbruikbare emballage in omloop. De inkomende en uitgaande kratten, pallets en karren werden tot voor kort veelal handmatig verwerkt via Excel-bestanden. Het gevolg? Onduidelijkheid over waar de emballage zich bevond, moeilijk te controleren statiegeldfacturen en te hoge kosten door verlies en inefficiënt gebruik.
Het grootste probleem voor het bedrijf waren de statiegeldfacturen van leveranciers. Bedragen op de facturen, zo had MealService gemerkt, weken vaak af van het werkelijke aantal ontvangen items. Waar ze eerst dachten dat deze verschillen werden veroorzaakt door verkeerd tellen bij de goederenontvangst, bleek het probleem vooral te liggen bij de leveranciers. Die factureerden op basis van productie-aannames en hadden zelf geen inzicht in de werkelijk verstuurde aantallen emballage. De aannames bleken vaak niet te kloppen.
MealService besloot over te stappen op PackControl, het emballagebeheersysteem dat de hele emballageregistratie kan automatiseren en completeren. Met deze tool kan het bedrijf alle emballage-items zonder moeite registreren bij elke processtap, van aanlevering door de leverancier tot retourzending en kostenverrekening.
Binnen zes weken behaalde het bedrijf zijn doelstelling om de statiegeldbedragen minder vaak te laten afwijken.
Voor de medewerkers blijft de werkwijze min of meer hetzelfde: inkomende aantallen worden geteld en de afleverbonnen van de leveranciers worden getekend. Maar waar de aantallen voorheen achteraf handmatig in Excel werden ingevoerd en de bonnen op een grote stapel belandden, komt alle informatie nu direct bij elkaar in de software van PackControl. Bij ontvangst wordt de telling direct in PackControl ingevoerd en automatisch vergeleken met de verwachte inkomende aantallen. Wijken deze af, dan wordt er gestuurd op een hertelling. Er is realtime inzicht en verschillen worden gemarkeerd zodat er actie kan worden ondernomen.
De implementatie van PackControl bracht bij deze maaltijdservice een omslag. Op de dag van aanlevering verstuurt MealService elke leverancier per zending een email met de ondertekende emballage-ontvangstbon en een specificatie van de geleverde aantallen emballage-items, inclusief de statiegeldwaardes die zij op de factuur verwachten. Mocht de leverancier het oneens zijn met de gespecificeerde aantallen, dan dient die dat binnen vijf dagen te melden via het online ticketsysteem.
Deze nieuwe, geautomatiseerde manier van werken had grote positieve gevolgen. Binnen zes weken na implementatie behaalde MealService zijn doelstelling om de statiegeldbedragen op de facturen minder vaak te laten afwijken van de werkelijk ontvangen items. Als je bedenkt dat het hier vaak ging om H1-pallets van €70 per stuk, dan begrijp je gelijk de enorme besparing die dit heeft opgeleverd.
Na de implementatie van PackControl merkte MealService direct de voordelen:
Gebruik jij herbruikbare emballage in je bedrijf en worstel je met het beheer ervan? Dan is bovenstaand verhaal een goed voorbeeld van hoe digitalisering je kan helpen. Met het emballagebeheersysteem van PackControl hoef je niet langer te vertrouwen op handmatige lijsten en ontdek je achteraf niet meer dat je eigenlijk veel te veel betaalt. Je krijgt grip op je emballagestromen, bespaart kosten en werkt duurzamer.
Wil je weten hoe PackControl ook jouw emballagebeheer kan optimaliseren? Neem contact op en ontdek de mogelijkheden!
* Gefingeerde naam, afbeeldingen zijn niet het bedrijf uit het verhaal.